Quelles échéances rythment l’année d’une doula qui vend des forfaits de relevailles ?
Publié le Mis à jour le 11 minutes de lecture Par Jimenez Julien
Une activité d’accompagnement postnatal se pilote sur deux calendriers superposés: celui de vos obligations d’indépendante et celui des familles, qui ne naissent pas régulièrement sur douze mois. Ce calendrier reprend l’année trimestre par trimestre, avec ce qu’il faut préparer en amont pour ne jamais découvrir une échéance la veille.
La réponse tient en cinq échéances fixes et deux saisons. Les échéances fixes: la déclaration de chiffre d’affaires à l’Urssaf au rythme que vous avez choisi, la remise des attestations aux familles en début d’année, la déclaration annuelle de revenus au printemps, l’option de versement libératoire à demander avant la fin septembre, et la cotisation foncière des entreprises à la mi décembre. Les deux saisons: un été où votre réseau se vide, une rentrée où tout revient en même temps.
Aucune ne se découvre la veille. Chaque échéance a une préparation qui tombe un à trois mois plus tôt, et c’est elle que vous inscrivez dans votre agenda, pas la date limite.
| Période | Ce qui est dû | Ce qui se prépare côté forfaits |
|---|---|---|
| Janvier à mars | Déclarations de chiffre d’affaires, attestations aux familles | Révision annuelle des tarifs, annoncée par écrit |
| Avril à juin | Déclaration annuelle de revenus et son annexe professionnelle | Cercles postnataux du second semestre, conventions partenaires |
| Juillet et août | Les déclarations courantes, rien de plus | Forfait d’été autonome, liste de remplaçantes |
| Septembre à novembre | Option de versement libératoire avant la fin septembre | Refonte des devis et de la bibliothèque de forfaits |
| Décembre | Cotisation foncière des entreprises | Bilans de récupération, purge des dossiers de familles |
Janvier à mars: remettre l’année à plat
Janvier est le seul moment où votre carnet est lisible: les forfaits de l’automne sont clos, ceux du printemps ne sont pas signés, et vous avez encore en tête ce qui a débordé.
Déclaration de chiffre d’affaires et rythme choisi
En micro entreprise, vous déclarez votre chiffre d’affaires encaissé à l’Urssaf, chaque mois ou chaque trimestre selon la périodicité retenue à la création. Le rythme n’est pas figé, il se change sur demande pour l’année suivante, et une période sans encaissement se déclare quand même, à zéro.
Le piège est ailleurs: un forfait de six semaines réglé en trois fois se déclare à chaque encaissement, pas aux dates de passage. Une famille qui règle son solde avec quinze jours de retard déplace votre déclaration sur la période suivante.
Les cotisations se calculent sur ce que vous encaissez, sans déduction de vos frais: le carburant, les boîtes de conservation et les denrées avancées ne viennent jamais en moins. Le calendrier des déclarations est rappelé sur le site de l’Urssaf, qui recense les obligations du micro entrepreneur.
Attestations à remettre aux familles
Chaque début d’année ramène la même question: la famille peut elle déduire ce qu’elle vous a versé. La réponse dépend de votre statut, pas de votre bonne volonté.
Le crédit d’impôt au titre des services à la personne, prévu à l’article 199 sexdecies du code général des impôts, ne vise que les activités listées à l’article D. 7231-1 du code du travail et suppose une déclaration en tant qu’organisme de services à la personne. L’accompagnement postnatal n’y figure pas: seules certaines tâches, comme l’entretien du logement ou la préparation de repas à domicile, en relèvent, et la garde d’un enfant de moins de trois ans exige en plus un agrément.
Si vous n’êtes pas déclarée dans ce cadre, écrivez le au devis, en une ligne. Une famille qui l’apprend en février se sent trompée; une famille qui l’a lu en novembre a intégré le prix réel dès le départ.
Le seul bon moment pour revoir vos tarifs
Une hausse annoncée en janvier, applicable aux devis émis à partir d’une date précise, se discute peu. Une hausse décidée en cours de forfait, parce qu’une famille vous a mangé douze heures, se paie en relation abîmée.
Avant de fixer un tarif, mesurez une seule chose: le volume d’heures que vous offrez réellement par famille. La méthode figure dans notre article sur le coût réel des heures hors forfait offertes à chaque famille, et ce chiffre vaut mieux qu’une comparaison avec les tarifs de vos consoeurs.
Avril à juin: déclaration de revenus et saison des cercles
Le printemps superpose une obligation fiscale et la fenêtre où se décide votre second semestre.
La déclaration annuelle et ses annexes professionnelles
La campagne de déclaration des revenus s’ouvre au printemps, avec des dates limites qui varient selon le département de résidence. Une activité indépendante se reporte sur l’annexe professionnelle de la déclaration, en indiquant le chiffre d’affaires encaissé sur l’année civile.
En micro entreprise, vous ne détaillez pas vos frais: un abattement forfaitaire en tient lieu. Vous devez en revanche tenir un livre des recettes chronologique, avec le mode de règlement et la référence de chaque facture. C’est lui qui évite de reconstituer huit mois de virements en avril.
Programmer les cercles postnataux avant l’été
Salles associatives, maisons de quartier et créneaux des structures se réservent avant les vacances. Un cercle postnatal d’octobre se cale en mai.
La même période sert à signer les conventions avec les associations, les maternités et les sages femmes libérales qui vous adressent des familles. Les demandes de juin portent souvent sur des naissances de septembre: c’est le moment où l’on remplit l’automne.
Juillet et août: les absences croisées
L’été n’est pas un creux d’activité, c’est un creux de réseau: les naissances continuent, les relais autour de vous sont partiels.
Vos partenaires ne sont pas tous là
Votre sage femme libérale prend ses congés, les cabinets fonctionnent en roulement, les services de protection maternelle et infantile tournent en effectif réduit, et plusieurs associations ferment plusieurs semaines.
Votre fiche d’orientation se refait avant le premier juillet. Elle nomme la sage femme qui assure le relais, la maternité de naissance, le numéro de la permanence de soins hors horaires de cabinet et le 15 pour l’urgence vitale. Une mère inquiète un 14 août ne doit pas dépendre de votre capacité à retrouver un numéro.
Préparer un forfait d’été moins dépendant du réseau
Un forfait estival se construit autrement, sans rien retirer à la mère de ce qui la repose.
- Des passages moins nombreux mais plus longs, pour que le repos tienne sur une plage réelle et non sur trois quarts d’heure.
- Un panier repas adapté à la chaleur, avec une chaîne du froid vérifiée à chaque dépôt.
- Deux consoeurs identifiées à l’avance, avec une page de relais écrite: créneaux, tâches prises, tâches refusées.
- Une date de reprise annoncée à la famille dès la signature, pour que votre absence d’août ne soit pas vécue comme un abandon.
Septembre à novembre: la reprise dense
Tout arrive ensemble: les demandes qui attendaient, les orientations des structures, vos propres corrections.
Rentrée scolaire et retour des demandes
Une famille avec un aîné scolarisé change de contrainte du jour au lendemain. Horaires de sortie, mercredi, cantine et premières maladies de collectivité déplacent les fenêtres de repos de la mère.
Septembre porte aussi une échéance discrète: l’option pour le versement libératoire de l’impôt sur le revenu se demande à l’Urssaf avant la fin du mois pour s’appliquer l’année suivante. Elle n’est pas toujours favorable, mais elle ne se rattrape pas en janvier.
Refaire les devis et la bibliothèque de forfaits
Octobre est le bon mois pour reprendre vos documents: vous avez encore en mémoire les glissements de l’année et votre carnet n’est pas plein. En janvier, vous n’aurez ni le souvenir ni le temps.
Reprenez le devis en priorité, puis le message d’accueil du premier jour, puis la page destinée à l’entourage proche. Les glissements les plus fréquents et leur correction écrite sont détaillés dans notre article sur les erreurs qui transforment un forfait de relevailles en disponibilité permanente.
Décembre: la cotisation foncière et la clôture des dossiers
Le mois où l’on croit souffler porte l’échéance qui surprend le plus d’indépendantes récemment installées.
L’échéance de fin d’année à ne pas manquer
La cotisation foncière des entreprises se règle en fin d’année, autour de la mi décembre. Aucun avis papier n’est envoyé: il se consulte dans votre espace professionnel sur le site des impôts, où se trouve votre avis de cotisation foncière. Une exonération est prévue pour l’année de création de l’activité, à condition d’avoir déposé la déclaration initiale, le formulaire 1447-C, dans les délais.
Exercer au domicile des familles ne vous en dispense pas. Provisionnez la somme au fil de l’année plutôt que de la découvrir en décembre.
Clore proprement les dossiers de l’année
La clôture métier vaut la clôture comptable. Envoyez les bilans de récupération en attente: ils préparent le renouvellement autant qu’ils terminent un accompagnement.
Supprimez ensuite les dossiers dont la durée de conservation annoncée est échue, en gardant ce que la comptabilité impose. Cette purge vous permet de répondre en une phrase à la question, de plus en plus posée, de ce que devient le carnet où figurent les nuits d’une mère.
Le calendrier de chaque famille, superposé au vôtre
Votre année administrative est stable. Celle de chaque famille dure quelques semaines et décide de la valeur de vos créneaux.
Les repères qui structurent les premières semaines
Six repères reviennent d’un dossier à l’autre.
- La sortie de maternité, et l’organisation du retour à domicile décidée avec l’équipe.
- Les visites de la sage femme libérale dans les jours qui suivent le retour.
- L’entretien postnatal réalisé par une sage femme ou un médecin, dans les semaines qui suivent l’accouchement.
- L’examen postnatal de la mère, entre la sixième et la huitième semaine après l’accouchement.
- La fin du congé de paternité et d’accueil de l’enfant, prévu aux articles L. 1225-35 et suivants du code du travail, dont une partie se prend juste après la naissance et le solde plus tard.
- La reprise du travail de la mère, ou la fin de son congé.
Ce que vous inscrivez dans le plan dès la signature
Ces six dates se notent à la signature, avant même de découper les créneaux: elles disent où placer votre densité.
La semaine où le conjoint reprend le travail est le pivot de tout forfait: la maison perd deux bras au moment où la fatigue est maximale, et vos passages les plus longs doivent y tomber. Le découpage complet est décrit dans notre article sur la façon de découper un forfait de relevailles en créneaux de repos tenables.
Une année de doula tient sur deux calendriers: le vôtre, régulier, et celui des familles, court et dense. Le premier se prépare un mois à l’avance, le second se note à la signature. Écrits au même endroit, ils font disparaître les urgences administratives et placent les créneaux au bon moment.
C’est exactement ce que tient Releviane, qui superpose vos échéances et le plan de chaque famille, avec les repères du post partum inscrits dès la signature du forfait.
Pour voir ce calendrier appliqué à vos propres forfaits, demandez une démonstration de Releviane.
Voir Releviane appliqué à votre prochain forfait
Releviane pose le plan de relevailles, ouvre la page des créneaux à l’entourage proche, compte le temps inclus et le temps hors forfait, puis sort le bilan de récupération que vous remettez à la mère. Nous vous montrons le tout sur une famille que vous suivez en ce moment, puis nous vous disons franchement si l’outil convient à votre façon de travailler.
