Combien vous coûtent vraiment les heures hors forfait offertes à chaque famille accompagnée ?
Publié le Mis à jour le 11 minutes de lecture Par Jimenez Julien
Vous vendez un forfait, vous en livrez un autre. Entre les messages du soir, les relances de proches, les trajets rallongés et le quart d’heure de plus à chaque passage, une part de votre travail sort du prix affiché. Cet article chiffre ce hors forfait poste par poste, avec une méthode que vous appliquez à vos propres nombres.
La réponse ne se dit pas en euros perdus, elle se dit en forfaits perdus. Multipliez les heures que vous offrez à une famille par le nombre de familles accompagnées dans l’année, valorisez le tout à votre coût horaire réel, puis divisez par le prix moyen de vos forfaits. Le résultat est le nombre de forfaits que vous avez travaillés sans les vendre.
Chez la plupart des doulas qui tiennent ce relevé pendant une semaine, le hors forfait ne vient pas d’une famille abusive. Il vient de sept postes minuscules, dont aucun ne dépasse vingt minutes et qui, additionnés, pèsent plus qu’un passage complet par semaine.
Les postes que personne ne compte
Un poste hors forfait se reconnaît à une chose: il figure dans votre journée, jamais dans votre facture. La règle de mesure ne se négocie pas: une semaine complète, chaque poste noté à la minute, sans arrondir.
Le temps passé chez la famille au delà du créneau
Le débordement le plus fréquent se produit debout, dans l’entrée, manteau sur le bras. La mère raconte sa nuit au moment où vous partez, et le quart d’heure ne se refuse pas.
Trois moments le produisent: l’arrivée, quand la maison n’est pas prête; la fin, quand la conversation redémarre; et le passage où la sage femme est là en même temps que vous.
Notez les séparément. Un quart d’heure d’attente se règle par un message la veille; un quart d’heure de parole sur le pas de la porte, par une phrase de clôture préparée.
Le temps passé hors de chez elle
Le hors forfait le plus lourd se produit dans votre voiture, dans votre cuisine et dans un supermarché à dix huit heures.
| Poste à relever | Où il se produit | Comment le noter |
|---|---|---|
| Trajet aller et retour | Entre deux domiciles ou depuis chez vous | Minutes réelles, pas le temps théorique de l’itinéraire |
| Attente et stationnement | Au pied de l’immeuble | De l’arrêt du moteur à la sonnette |
| Cuisine faite chez vous | Votre propre plan de travail | Préparation, cuisson, mise en boîtes, vaisselle |
| Courses de dépannage | Sur le trajet, souvent en fin de journée | Temps du détour et montant avancé |
| Écriture du plan et du bilan | Le soir, chez vous | Minutes de rédaction et de mise à jour |
| Relances de l’entourage | Téléphone, messages | Une ligne par relance, avec la durée |
| Réponses aux messages de la mère | Partout, à toute heure | Durée de la réponse et heure d’envoi |
Une semaine suffit: les postes se répètent, et un mois de relevé ne fait que multiplier un résultat déjà connu.
Poser votre coût horaire réel avant de parler de tarif
Tant que vous raisonnez à partir du tarif affiché sur votre plaquette, vous ne chiffrez rien: c’est un prix de vente, pas un coût.
Heures facturables et heures totales
Partez des heures réellement disponibles dans un mois de travail, congés et jours sans intervention déduits. Retirez ensuite tout ce qui n’est jamais facturé: prospection, appels de premier contact, visites de cadrage offertes, comptabilité, formation continue, écriture des documents.
Ce qui reste est votre volume d’heures facturables. Rapportez y vos charges du mois, cotisations comprises, et vous obtenez le seuil en dessous duquel une heure vous coûte de l’argent. C’est ce nombre, et non votre tarif, qui sert à valoriser une heure offerte.
Beaucoup découvrent à cette étape que leurs heures facturables pèsent une part bien plus faible de leur temps qu’elles ne le croyaient, et qu’une heure offerte coûte donc plus que son prix de vente.
Ce que la franchise en base de TVA change à votre lecture
Sous la franchise en base de TVA, prévue à l’article 293 B du code général des impôts, vous ne facturez pas de TVA et vous n’en récupérez aucune, la mention d’exonération figurant sur chaque facture.
La contrepartie est mécanique: le prix affiché d’un lot de boîtes en verre ou d’un plein de carburant est votre coût réel, taxe comprise, et chaque frais avancé pèse son montant entier. Les régimes applicables aux indépendantes sont présentés sur le portail public des entrepreneurs, à la rubrique de la fiscalité des petites entreprises.
Le hors forfait invisible: messages, relances, réorganisation
Les postes précédents se mesurent en minutes. Ceux ci se mesurent aussi en capacité: ils réduisent le nombre de familles que vous pouvez suivre.
Le coût d’une notification à vingt deux heures
Un message reçu le soir dure trente secondes à lire et beaucoup plus à quitter. Vous relisez, vous hésitez sur le ton, vous vérifiez une date, puis vous restez avec la question en tête.
Comptez donc trois durées par message: la lecture, la réponse, et le temps de retour à ce que vous faisiez. C’est ce troisième segment qui fait basculer une soirée, et il n’apparaît sur aucun relevé tenu à la va vite.
Ce poste plafonne votre activité. Une doula qui répond à toute heure tient moins d’accompagnements simultanés, non par manque de temps disponible, mais par usure.
Ce qu’une réorganisation de semaine mobilise vraiment
Une grand mère se décommande le mardi. La semaine entière se rejoue: vous appelez deux proches, vous attendez une réponse, vous déplacez un passage, vous prévenez la mère, vous refaites la liste des repas, vous confirmez la veille.
Six échanges, quatre attentes, une reprise du plan: une heure fractionnée en huit morceaux sur trois jours, donc impossible à replacer ailleurs. C’est ce poste qui fait basculer un forfait dans le rouge, et c’est celui qu’une inscription par créneau supprime presque entièrement, comme le montre notre comparatif sur le choix entre groupe de messages, tableau au mur et page partagée.
Les frais qui sortent de votre poche
L’argent avancé pèse moins que le temps, et abîme davantage la relation.
Déplacements, boîtes, denrées avancées
- Le carburant et le stationnement, sur un secteur où deux domiciles peuvent être distants de vingt kilomètres.
- Le matériel de conservation: boîtes, sacs de congélation, étiquettes, sacs isothermes qui ne reviennent pas.
- Le linge et les produits d’entretien que vous apportez parce qu’il n’y en a plus.
- Les denrées achetées pour un panier repas et réglées avec votre carte.
- Vos frais fixes: assurance responsabilité civile professionnelle, téléphone, outils de gestion, formation.
Les quatre premiers se rattachent à une famille précise. Les frais fixes se répartissent sur toutes: ils sont déjà dans votre coût horaire, ne les comptez pas deux fois.
Ce qui doit figurer au devis plutôt qu’être absorbé
L’avance de denrées transforme une prestation en dette entre deux personnes. Vous n’osez pas réclamer douze euros à une femme qui pleure, et vous y repensez trois semaines.
Trois lignes de devis règlent l’essentiel: une indemnité de déplacement annoncée à l’avance, un forfait de matériel de conservation, et une règle de courses écrite, la famille avançant la somme ou vous remettant une enveloppe dédiée. L’information préalable du client sur les prestations de services à la personne fait d’ailleurs l’objet de l’arrêté du 17 mars 2015, qui impose d’annoncer clairement ce qui est facturé.
Ce que quelques heures offertes par famille font sur une année
Le relevé d’une semaine devient un chiffre annuel en trois opérations, sans tableur.
La méthode de calcul, avec vos propres nombres
- Additionnez les minutes hors forfait relevées sur la semaine, puis convertissez les en heures.
- Rapportez ce total à un accompagnement complet: multipliez par le nombre de semaines d’un forfait type.
- Multipliez par le nombre de familles accompagnées dans une année, puis par votre coût horaire réel.
Prenez ensuite le prix moyen d’un de vos forfaits et divisez. Vous obtenez un nombre de forfaits, et ce nombre parle bien mieux qu’un pourcentage: quatre heures offertes par famille sur douze familles par an, valorisées à votre coût horaire, représentent souvent l’équivalent d’un forfait entier travaillé gratuitement.
Posez vos propres nombres. Les moyennes de la profession ne vous servent à rien: votre secteur, votre distance moyenne et votre façon de conclure une visite pèsent bien plus que le tarif de votre région.
Le seuil à partir duquel un forfait n’est plus tenable
Le seuil se déduit de votre propre marge. Si celle ci représente le dixième du prix d’un forfait, il suffit que le hors forfait atteigne le dixième des heures vendues pour l’effacer entièrement.
Fixez donc une alerte en heures dès la signature. Le dépassement doit se voir la semaine où il se produit: une correction annoncée en semaine deux passe, la même en semaine cinq humilie tout le monde.
Reprendre la main: facturer, réduire ou refuser
Trois corrections existent. Elles ne se valent pas, et la troisième ne s’emploie jamais seule.
Trois leviers, trois effets différents
Intégrer le hors forfait au prix protège votre trésorerie et ne change rien à votre charge. C’est le levier le plus honnête, à condition d’expliquer ce que le nouveau prix contient de plus.
Réduire le périmètre de la prestation protège votre temps sans augmenter le prix affiché. La famille compare plus facilement, mais l’offre doit rester nommée et lisible, sinon la réduction se lit comme un recul.
Refuser les demandes hors cadre est le seul levier qui agit sur la charge mentale, la vôtre. Il suppose une formulation prête et un tarif d’heure supplémentaire existant, faute de quoi la seule alternative au refus reste le don.
Ce que vous annoncez à la famille, et quand
Tout se joue au devis. Une indemnité de déplacement, un tarif d’heure supplémentaire et une plage de réponse annoncés avant la signature ne suscitent presque jamais de discussion.
Les mêmes éléments introduits en semaine trois donnent le sentiment d’un piège, même quand ils sont justifiés. Le périmètre exact de ce que vous pouvez prendre en charge est traité dans notre article sur ce que vous avez le droit de faire au domicile d’une accouchée, et il se rédige en même temps que vos tarifs.
Le hors forfait n’est ni une faute ni une preuve de générosité: c’est un poste de production non facturé, mesurable en une semaine et corrigeable en trois lignes de devis. Une fois le chiffre connu, vous choisissez ce que vous offrez au lieu de le subir.
Le suivi du temps hors forfait, avec un seuil d’alerte que vous fixez vous même et un bilan chiffré à la fin de chaque accompagnement, est intégré à Releviane, qui suit votre temps hors forfait famille par famille. La façon dont la demande évolue et ce qu’elle impose à vos prix est détaillée dans notre article sur ce qui change dans la demande de relevailles.
Pour chiffrer votre propre hors forfait sur une famille en cours, demandez une démonstration de Releviane.
Voir Releviane appliqué à votre prochain forfait
Releviane pose le plan de relevailles, ouvre la page des créneaux à l’entourage proche, compte le temps inclus et le temps hors forfait, puis sort le bilan de récupération que vous remettez à la mère. Nous vous montrons le tout sur une famille que vous suivez en ce moment, puis nous vous disons franchement si l’outil convient à votre façon de travailler.
